2005年度の上半期終了まであと1ヶ月半。現在の延長線での上期の結果が見通せるようになり、計画の見直しも良い時期である。計画を見直す、という作業は、「重要だが緊急ではない」。このような作業は、つい後回しになってしまうのだが、確実に行う必要がある。
私は、フランクリン手帳を使っている。「７つの習慣」の分厚い本を読んだわけではないのだが、「大きな目標」と「特定の日/時刻にする仕事」を明確に割り当てられるので、とても便利に使っている。
(「企業家のための書評ブログ」でも、フランクリン手帳に触れている。他の手帳(熊谷式、モチベーションノート)との比較は必見です。)
フランクリン手帳を気に入って使っているのは、以下のような理由だ。
- 計画を立てる：長い計画と、超短期(今日、1週間)の計画を組み合わせる。長い計画のタスクリストは終わらなくても気にしない(というか、1日で終わる訳が無い)。その代わり、今日のタスクは片付ける。 ただ、長い計画のタスクリストがどのくらい進んだかがわかると良い。それも、1日の小さなタスクを終わらせると、「1.5%終わりました」なんて判ると最高！ MS-Projectなんかを使えばできるのかもしれないけど、管理工数がかかりすぎて自分ひとりのプロジェクトだと時間がもったいない。
- 仕事の細分化：フランクリン手帳にはタスクリストの欄が1日ごとに20個程度ある。なるべく仕事を細分化し、１時間単位で各タスクを完了させるようにすると、たくさんの仕事をさくさく終わらせ多様な気になり気持ちが良い。この、「気持ちの良さ」はとても重要だと思う。
- 「計画を立てる」時間を計画する：10分でもいいので、今日やる仕事をリストアップして、いつやるか、を当てはめる時間を確保することが重要。私は、帰りの電車で明日の仕事の進め方を考えている。
- 「時限爆弾」をセットする：今、行わなくていい事は、タスクリストに入れない。でも、やるべき時に忘れないように、行うべき日のタスクリストに記入しておく。こうすれば仕事を忘れないし、今のタスクを減らすことができる
最初は場当たり的に手帳を選んでいたが、入社2,3年目に文房具屋で色々比較して、日本生産性本部の「New Executive」を選んだ。週間タイプで、一日毎の時間割も記入できるのが良かった。数年使っていたが、もっと細かく時間とTODOを管理したくなり、フランクリン手帳に変えた。PC/携帯全盛だが、肌身はなさず持ち歩けることから、手帳は紙でなくては、と思っている。
他の手帳にも試してみようか、とは思うのだが、フランクリン手帳の節目が7月のバージョンを使っているのでついついそのまま継続している。
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